Revisão do FreshBooks | Agora

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FreshBooks começou sua vida como uma solução de faturamento. Com o passar dos anos, ele se expandiu em escopo e se tornou o ponto de partida serviço de contabilidade online para proprietários individuais e startups. Sua popularidade se estende a pequenas e médias empresas (SMBs) em muitos casos. O site passou por uma grande atualização há alguns anos, e muitos recursos do FreshBooks “Classic” foram deixados para trás, embora continuem a ser reintroduzidos. Este novo FreshBooks é a melhor escolha para as menores empresas por causa de sua usabilidade excepcional e propriedades estéticas – e sua seleção inteligente de recursos. É nossa escolha de escolha dos editores na categoria freelancer.

Quanto custa o FreshBooks?

O FreshBooks está disponível por US $ 15 por mês para o plano Lite, que permite cobrar até cinco clientes. Por US $ 25 por mês, o plano Plus permite que você fature 50 clientes, e por US $ 50 por mês, você pode faturar até 500 clientes com o plano Premium (alguns clientes têm pedido um nível entre Plus e Premium para poder faturar entre 50 e 500 clientes).

Preços personalizados estão disponíveis acima desse nível. Além do número de clientes atendidos, todos os planos oferecem os mesmos recursos (embora alguns sejam adicionados entre camadas), e você também pode desfrutar de uma avaliação gratuita de 30 dias em qualquer camada. FreshBooks é caro quando comparado ao gratuito Aceno e nascer do sol, mas sua usabilidade e recursos altamente focados fazem com que valha a pena o custo.

FreshBooks antigos e novos

O site do FreshBooks sofreu algumas mudanças muito significativas. Mais importante, o FreshBooks agora segue as regras de contabilidade de partidas dobradas, o método de contabilidade padrão da indústria que os contadores e outros sites de contabilidade de pequenas empresas usam.

Como essa mudança afeta a maneira como você usa o FreshBooks? Na maior parte, isso não acontece. Você ainda se envolve em atividades como criar faturas, controlar o tempo e receber pagamentos como sempre fez. Mas seus registros contábeis têm uma estrutura nova e sólida que fornece manutenção de registros mais estruturada e uma visão melhorada de suas finanças. Especificamente, FreshBooks agora tem um plano de contas e um livro razão; duas novas contas, Outras Receitas e Custo dos Produtos Vendidos (CPV); reconciliação bancária; e dois relatórios financeiros padrão adicionais (balancete e balanço patrimonial).

O FreshBooks ainda não incorporou todas as ferramentas encontradas no FreshBooks Classic, mas trouxe uma grande este ano: rastreamento de estoque. Também foi adicionada uma nova função de usuário (gerente), rastreamento automático de milhagem no aplicativo iOS e links de checkout (os clientes podem fazer pagamentos sem serem faturados). Os contratados podem controlar seu próprio tempo e os gerentes têm maior controle sobre os relatórios. Existem duas novas guias em Projetos: Faturas e Despesas. O FreshBooks também adicionou vários aprimoramentos às faturas e ao fluxo de trabalho geral. Por exemplo, há uma nova guia Visualização. As faturas agora exibem horas e despesas não faturadas. A mensagem do cliente é personalizável e os clientes também podem fazer pagamentos parciais. O FreshBooks fez mais melhorias (grandes e pequenas) em seu serviço do que qualquer outro site que analisei.

Uma IU eficaz

O FreshBooks também aprimorou seu processo de integração. Primeiro, ele faz algumas perguntas básicas sobre o seu negócio (como o que você faz e como você fatura). Você fornece informações de contato e é incentivado a convidar os membros de sua equipe para abrir contas. Em seguida, Freshbooks leva você para o site principal, onde você encontrará uma caixa com três etapas de configuração. Uma delas é personalizar suas faturas (as opções são limitadas a dois modelos, logotipo, cor de fundo e duas fontes). Tive alguns problemas para adicionar meu logotipo. A maioria dos sites apenas pede um arquivo gráfico e posiciona o logotipo no formulário de venda. O FreshBooks pega seu arquivo e o usa para preencher uma caixa retangular. Então, eu só pude incluir uma parte do meu logotipo.

Ao fechar a caixa de configuração, você está no painel do site, sem nenhuma orientação adicional sobre como começar. O Wave e o Xero oferecem ferramentas de integração muito melhores que o orientam por várias etapas de configuração.

O Dashboard oferece uma visão geral rápida da situação financeira da sua empresa. Existem cinco gráficos. A receita pendente informa quem deve dinheiro e quem está atrasado nos pagamentos. Lucro total, é claro, fornece um número em tempo real para seu lucro ou perda atual. Você pode alterar o intervalo de datas para este gráfico. Gastar exibe suas despesas por categoria. FreshBooks adicionou mais dois no ano passado: fluxos de receita e tempo não faturado.

Links para suporte e para uma página que descreve o que há de novo no FreshBooks aparecem no canto inferior direito. Os links no canto superior direito levam você a páginas onde você pode convidar membros da equipe (incluindo um contador) em vários níveis de permissão e criar novos registros e transações. Infelizmente, você tem que rolar muito para ver os gráficos, e não há lista de tarefas, como em Escrituração GoDaddy.

Um painel vertical à esquerda do painel exibe links de navegação para as áreas principais da ferramenta: Painel, Clientes, Faturas, Pagamentos, Despesas, Estimativas, Controle de Tempo, Projetos, Minha Equipe, Integrações, Relatórios, Contabilidade e Complementos . Clique no link acima desta lista, ao lado do nome da sua empresa, e uma lista das configurações do site é aberta. Aqui você pode, por exemplo, adicionar outras empresas, entrar em contato com o suporte, criar registros de itens e serviços e integrar aplicativos de terceiros (agora existem mais de 100).

Você também pode configurar duas conexões que são críticas para as operações do FreshBooks. Se você inserir suas credenciais de login para instituições financeiras nas quais você tem contas, o FreshBooks se conecta a seus sites e importa as transações de sua conta. E ao se inscrever no FreshBooks Payments ou Stripe, você pode começar a aceitar cartões de crédito. Finalmente, o pequeno ícone de sino no canto superior esquerdo leva você a atualizações sobre seus clientes, membros da equipe e outros problemas de negócios.

No geral, FreshBooks tem as telas de exibição mais simples, intuitivas e atraentes de todos os serviços que analisei recentemente. É mais fácil ler de relance do que Kashoo, por exemplo. No entanto, pode demorar um pouco para que um usuário da antiga interface do FreshBooks se oriente. Felizmente, o FreshBooks oferece muitas orientações, incluindo um banco de dados de ajuda pesquisável e suporte por e-mail e telefone.

Criação de faturas em FreshBooks

Clique na guia Faturas na barra de ferramentas para abrir uma tela que informa tudo o que você precisa saber sobre o status de suas contas a receber (embora o site não use esse termo contábil). Com a guia “de mim” destacada (“para mim” abre uma página para faturas que você recebeu de outros usuários do FreshBooks), você verá os totais em dólares para faturas que estão vencidas, pendentes e em fase de rascunho. Abaixo estão links para suas faturas atualizadas mais recentemente. Uma lista de todas as faturas e modelos recorrentes aparece na parte inferior.

Visão geral da fatura do FreshBooks
A página de fatura do FreshBooks fornece muitas informações sobre suas faturas recentes e históricas.

O FreshBooks oferece suporte a dois tipos adicionais de transações: estimativas e propostas, sendo que ambas podem ser convertidas em faturas. Uma proposta é uma versão muito mais detalhada de uma estimativa que pode ser assinada pelo cliente no momento da aceitação (o FreshBooks permite assinaturas eletrônicas). Pode incluir texto descritivo e tabelas e pode abranger várias páginas. Nenhuma ferramenta concorrente oferece uma opção tão avançada. Uma novidade desde a época da nossa última revisão é a capacidade de criar retentores, que você pode usar quando estiver estabelecendo um relacionamento comercial contínuo com um cliente que pode exigir um faturamento mais complexo.

Para começar aqui, clique em Nova fatura. Um modelo de fatura é aberto com suas informações de contato e logotipo, a data atual e a data de vencimento e um número de fatura preenchido. Você completa o resto selecionando itens ou serviços e inserindo quantidades. Se você já criou taxas de imposto sobre vendas, então a correta deve ser atribuída. Você pode adicionar um desconto, que muitos sites permitem. Mas você também pode solicitar um depósito e definir um cronograma de pagamento. O último é exclusivo para FreshBooks. Depois de concluído, você pode salvá-lo ou enviá-lo.

Marca da fatura do FreshBooks
O FreshBooks dá a você algum controle sobre a aparência de suas faturas.

Uma advertência aqui: as taxas para FreshBooks são baseadas no número de clientes que você designa como ativos. Se você adicionar um novo cliente durante o processo de faturamento e antes tinha cinco clientes ativos (que é o limite superior da faixa de preço inicial), o FreshBooks irá cobrar de você o custo mais alto a partir da próxima data de pagamento.

Seus clientes podem fazer pagamentos para você usando a própria função de pagamento do FreshBooks (que na verdade é rebatizada do serviço de processamento de pagamentos WePay). Custa 2,9 por cento mais 30 centavos por transação, que é efetivamente o padrão da indústria. Você também pode aceitar pagamentos pelo Stripe.

Configurações de fatura do FreshBooks
O FreshBooks disponibiliza suas configurações de fatura mais comumente usadas quando você está trabalhando em uma fatura.

Você também pode configurar impostos sobre vendas diretamente de suas faturas. Há um link Adicionar impostos diretamente abaixo da taxa de cada item. Clique nele para abrir uma pequena janela onde você pode definir vários impostos sobre vendas. Você pode marcar uma caixa para aplicar esses impostos a todos os itens de linha na fatura ou atribuí-los individualmente. O FreshBooks não se integra diretamente a um serviço de imposto sobre vendas como o Avalara, padrão ouro, mas mesmo sem isso, ele lida com os impostos sobre vendas como a maioria dos concorrentes. O relatório de resumo de imposto sobre vendas o ajudará a preencher todos os relatórios relacionados necessários.

Configurações sensíveis ao contexto

Conforme você trabalha nas faturas, o FreshBooks exibe links para configurações sensíveis ao contexto. Isso é exclusivo para FreshBooks. Outras ferramentas possuem uma seção gigante do site na qual você define todas as suas configurações. Essa sensibilidade ao contexto é um ótimo recurso, que economiza tempo e o lembra constantemente das opções disponíveis. Você pode, por exemplo, mudar para um estilo de fatura diferente aqui. Você também pode tornar a fatura recorrente em intervalos especificados, automática ou manualmente, e configurar pagamentos online. Configurações adicionais sensíveis ao contexto aparecem quando você salva uma fatura.

Se estiver usando qualquer versão do FreshBooks, exceto Lite, você pode enviar lembretes em intervalos designados e cobrar taxas atrasadas, o que é incomum neste grupo de ferramentas. Você também pode reabrir quaisquer faturas salvas e editá-las ou clicar no botão Mais ações para tarefas adicionais, como enviar o formulário por e-mail, aplicar um pagamento ou criar um arquivo PDF. Você também pode ver o histórico da fatura.

Ao criar um novo registro de cliente no FreshBooks, você basicamente fornece apenas informações de contato. Mas a página inicial do seu cliente acabará por ser preenchida com informações. Os registros do cliente exibem seu contato como uma espécie de cartão de visita digital. Eles contêm campos para o nome de cada cliente, endereços de correspondência e e-mail e números de telefone. Um gráfico ao lado do cartão do cliente mostra quanta receita pendente está associada a esse cliente e a divide em rascunhos de faturas, crédito disponível, tempo não faturado e despesas não faturadas. Abaixo está uma tabela que exibe listas de faturas, retenções, crédito, despesas, estimativas, controle de tempo, projetos e relatórios para aquele cliente. Você pode alternar entre eles clicando nas guias.

Formulário de despesas do FreshBooks
Enquanto grava despesas individuais no FreshBooks, você pode alterar algumas configurações rapidamente e anexar um recibo.

Clique na guia Relacionamento na parte superior da tela para ver um histórico de transações. Este é um conjunto incrível e abrangente de telas incomparáveis ​​neste grupo de sites.

Se você conectou uma ou mais contas bancárias ao FreshBooks, verá uma lista de transações recentes ao clicar na guia Despesas no painel vertical esquerdo. O FreshBooks tenta categorizá-los automaticamente (com opções como Serviços Profissionais, Suprimentos, Refeições e Entretenimento, Pessoal e assim por diante) quando os traz, mas nem sempre acerta o alvo. Você tem que treiná-lo primeiro corrigindo categorias imprecisas, o que você definitivamente deve fazer, pois essa informação é muito importante para uso em relatórios e impostos.

Quer você insira uma despesa manualmente ou edite uma que você importou, você pode adicionar ou modificar muitos detalhes. As cinco despesas atualizadas mais recentemente aparecem no topo das Despesas …

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