Revisão Fluix | Agora

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Fluix (que começa em $ 20 por usuário por mês para o plano Starter) é um gerenciamento de documento (DM) ferramenta conhecida por simplificar tarefas rotineiras em torno de documentos corporativos, melhorando a eficiência da força de trabalho e permitindo a conformidade com processos de negócios e requisitos legais. Embora ofereça um aplicativo da web, ele é limitado em recursos e funcionalidades em comparação com o aplicativo do iPad, que oferece o conjunto completo de recursos. No entanto, não existe uma versão para Android, o que pode ser um ponto de conflito para organizações que não estão focadas no iPad da Apple. Enquanto o foco do Fluix está em tarefas de documentos, como preenchimento de formulários, roteamento, aprovações e assinaturas, o Fluix também oferece suporte ao armazenamento de documentos com permissões baseadas em funções, bem como conexões a vários provedores de armazenamento em nuvem ou armazenamento local existente por meio de protocolos padrão. No entanto, deficiências nas opções de dispositivo e até mesmo recursos básicos de colaboração o mantêm atrás de nossos vencedores do Editors ‘Choice Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online em nosso roundup de revisão de software DM.

Introdução ao Fluix

Para aproveitar totalmente o Fluix, existem algumas tarefas básicas de gerenciamento que você deseja realizar no início do processo. Os usuários podem ser adicionados um de cada vez ou importando um arquivo CSV. A integração com o Active Directory (AD) da Microsoft é oferecida apenas com o plano de serviço corporativo, mas os clientes que optarem por não optar pelo nível corporativo não devem perder muito o recurso. Para aqueles que não exigem uma conexão com um ambiente AD empresarial, a próxima etapa lógica após a criação de seus usuários é a criação de grupos. Fluix usa grupos para lidar com atribuições de fluxo de trabalho, bem como fornecer mais granularidade sobre alguns itens de configuração, incluindo fluxo de trabalho e comportamento de aplicativo móvel, bem como opções de compartilhamento.

O processo de configuração mais complexo que você encontrará no Fluix, assim como na maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos, será a construção de seus fluxos de trabalho. Uma grande parte da criação de um fluxo de trabalho em qualquer sistema envolve entender e definir os processos de negócios que o fluxo de trabalho está oferecendo. Uma vez que esta definição esteja em vigor, você pode começar a criar regras. Dada a ênfase da Fluix no iPad da Apple, se o seu processo não envolve aquele dispositivo, então é melhor você decidir se pode ou não, e então se deve ou não. Se a resposta para ambas for sim, você pode continuar com o Fluix.

Fluix - visualização de pasta

Para ajudar nos fluxos de trabalho, o Fluix permite criar regras que recuperam documentos de várias pastas em seu armazenamento em nuvem Fluix, bem como qualquer armazenamento remoto que sua empresa use. Para tornar isso mais fácil, o Fluix estende o suporte direto a uma variedade de aplicativos populares de terceiros plataformas de armazenamento em nuvem, Incluindo Dropbox Business, Google Drive for Worke Microsoft OneDrive for Business, bem como outro armazenamento hospedado, desde que seja acessível usando os protocolos FTP (File Transfer Protocol) ou Webdav. A flexibilidade de chegar ao armazenamento baseado em nuvem ou aos recursos locais é um recurso particularmente útil e oferece uma flexibilidade muito necessária ao Fluix, considerando seu foco em dispositivo bastante restrito.

Fluix - opções de configuração

Fluix Security

A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos oferece algum nível de segurança, restringindo o acesso a certas pastas, limitando recursos ou fornecendo acesso a funções administrativas. O Fluix lida com isso por meio do uso de funções, que são funcionalmente diferentes dos grupos. As funções podem ser criadas usando modelos projetados para várias funções administrativas ou de usuário, ou a partir de um modelo em branco que você mesmo pode personalizar. As funções são atribuídas a usuários (não grupos) e abrangem diferentes categorias de permissão. As permissões globais envolvem o acesso a áreas no Fluix que geralmente são limitadas a usuários administrativos ou de gerenciamento, como faturamento, painéis, armazenamento remoto, relatórios, funções e configurações. As funções também podem ser usadas para gerenciar as permissões do usuário quando se trata de executar tarefas administrativas em pastas de armazenamento, grupos e fluxos de trabalho.

Você pode usar várias configurações de segurança para controlar coisas como o comportamento do aplicativo iOS, autenticação de dois fatores (2FA) para o portal de administração, complexidade de senha e períodos de retenção de documentos. Outras configurações que envolvem compartilhamento, edição e sincronização de arquivos também têm impactos na segurança e podem ser configuradas globalmente ou no nível do grupo.

Fluix - aplicativo para iPad

Habilite uma força de trabalho sem papel

O Fluix se destaca no tratamento de certos tipos de colaboração de documentos. Dado seu foco no iPad, não é surpreendente que seus recursos de colaboração sejam específicos para aqueles comuns na maioria dos cenários móveis, como preenchimento de formulários e assinaturas eletrônicas. Os conjuntos de ferramentas nos aplicativos móveis Fluix são ideais para trabalhadores móveis que precisam preencher um formulário, coletar assinaturas e enviar o formulário eletronicamente usando um dispositivo móvel. Novamente, você encontrará um bom suporte para tudo isso no aplicativo Fluix para iOS. Infelizmente, embora haja um aplicativo de navegador da web disponível se você quiser usar sua área de trabalho, na verdade não é tão completo quanto a versão do iOS, então avalie-o cuidadosamente para ter certeza de que os recursos de que você precisa estão disponíveis. E para aqueles que desejam usar um dispositivo móvel baseado em Android, é o navegador da web ou nada. Fluix não tem uma versão Android de seu aplicativo disponível no momento em que este livro foi escrito.

Outra desvantagem de sua concentração no iPad é que a maioria das pessoas ainda não cria documentos no iPad, a menos que sejam formulários. Isso é evidente no Fluix, pois o aplicativo não oferece muito em termos de criação de documentos, seja em termos de colaboração ou ferramentas de edição de documentos. Mesmo as tarefas básicas, como alterar os estilos de texto ou cor do documento, precisarão ser realizadas fora do Fluix, e o compartilhamento é limitado a enviar um e-mail com o documento anexado. A edição de arquivos PDF no Fluix é limitada a coisas como anotações e alteração da ordem das páginas. Essas omissões de recursos não afetam o foco central que o Fluix coloca na ativação de processos de negócios sem papel, mas são um caso de uso comum para muitas empresas que procuram uma plataforma de gerenciamento de documentos e simplesmente não são compatíveis com o Fluix. Isso pode dificultar a venda quando comparado a soluções mais completas, Microsoft SharePoint Online ou mesmo Adobe Document Cloud Standard (12,99 por mês na Adobe) .

Fluix - criador de fluxo de trabalho

Preços

Fluix mudou recentemente seus planos de preços. O plano Starter é o nível mais baixo e custa US $ 20 por usuário por mês (com um mínimo de 10 usuários), com suporte para políticas de senha e compartilhamento de documentos. O nível Core agora sai por US $ 30 por mês, mas adiciona uma série de recursos, incluindo fluxo de trabalho, permissões, acesso ao aplicativo da web, conformidade com vários padrões de privacidade e a inclusão de suporte por telefone. Finalmente, existe um plano avançado, cujo custo sobe para US $ 50 por usuário por mês. Mas este plano adiciona painéis para relatórios e administração, acordos de nível de serviço personalizados (SLAs), logs de auditoria, integração com AD e suporte para integração com serviços de terceiros.

O único problema com a camada Starter do Fluix é que seu máximo de armazenamento é de apenas 5 GB e essa camada também carece de recursos personalizados de retenção de documentos. Esta é uma área-chave para as empresas que buscam migrar para o gerenciamento eletrônico de documentos, pois costuma ser uma medida-chave contra sérias ramificações legais. Felizmente, as camadas Core e Advanced oferecem suporte a esse recurso.

Dada sua ênfase específica em apenas alguns recursos de gerenciamento de documentos, bem como sua forte dependência da plataforma iOS, o Fluix realmente só faz sentido para empresas que estão fortemente envolvidas com o processamento de formulários móveis usando o iPad. O desafio é que outras soluções de gerenciamento de documentos também podem agilizar essas tarefas, talvez com menos polimento e um pouco mais de complexidade, mas geralmente com preços mais competitivos e certamente com mais espaço para crescimento de processos caso as necessidades do negócio mudem.

Prós

  • Fluxos de trabalho amigáveis ​​ao usuário são fáceis de configurar.

  • Os fluxos de trabalho são projetados especificamente para Apple iPad.

  • Fortes recursos de integração de armazenamento em nuvem.

Contras

  • Não tem suporte para noções básicas de colaboração, incluindo criação e compartilhamento de documentos.

  • O foco no iPad para dispositivos clientes é uma mistura.

  • Sem suporte para Android, mas disponível como um aplicativo da web com várias limitações.

The Bottom Line

O Fluix apresenta fluxos de trabalho de documentos impressionantes e integração com provedores de armazenamento em nuvem populares que a maioria das pequenas e médias empresas (SMBs) já usa. Ainda assim, a ferramenta é sufocada pela falta de suporte para compartilhamento, armazenamento de documentos ou recursos de nível empresarial, incluindo retenção de arquivos.

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